Aide en Ligne

Les fonctionnalités disponibles :

• Audioconférence
• Vidéoconférence
• Discussion en ligne
• Le partage de présentation
• Le partage de Bureau

Le matériel à utiliser :

• Une simple webcam pour la vidéo suffit.
• Pour le son, nous recommandons vivement l'utilisation d'un micro-casque audio. En effet, le micro intégré des webcam, associé aux haut-parleurs externes provoquent un phénomène d'echo qui nuira à la qualité de votre webconférence.

Les participants :

Les participants sont de deux types :
• Les modérateurs : ils disposent des fonctionnalités suivantes :
• • Ils sont "Présentateurs" de la webconférence
  • Ils organisent l'audio conférence, peuvent donner la parole à d'autres intervenants, peuvent désigner temporairement un autre présentateur et organiser les interventions dans les conversations
  • Ils voient les webcams des participants et diffusent leur propre webcam
  • Ils gèrent la diffusion des présentations
  • Ils peuvent partager le bureau de leur ordinateur et le diffuser comme un document partagé (fonctionnalité "Share Desktop" également appelée "Bureau Partagé")
• Les invités : ils disposent d'un accès limité :
• Ils voient la webcam des autres participants et les documents qui sont diffusés par le présentateur
• Ils diffusent leur webcam
• Ils écoutent l'audio conférence, avec la possibilité de demander la parole et de se voir octroyer temporairement le droit de diffuser leur propre document.

Comment procéder lorsque vous voulez organiser une Webconférence ?

Il faut disposer d'un compte informatique à l'ENS pour pouvoir créer une Webconférence.

Créer votre webconférence :

• Il faut cliquer sur le lien "Creer ma salle de Webconférence"

• Donnez un nom à votre webconference
• Renseignez un mot de passe pour le présentateur
• Renseignez un mot de passe pour les invités
• Indiquez une date de début et une date de fin
• Et enfin, cliquez sur le bouton "Créer"

• Vous verrez apparaitre le message suivant :

• Cliquez sur "Retour à mes webconférences et à mes identifiants de connexion" afin de visualiser les informations concernant votre nouvelle webconférence


Informations importantes à indiquer à vos auditeurs :

• indiquez-leur l'adresse du site de webconférence de l'ENS de Lyon :
• Pour les participants personnels de l'ENS : https://ent.ens-lyon.fr puis Cliquer sur le lien "Webconférence ENS"
• Pour les participants extérieurs à l'ENS : https://ent-services.ens-lyon.fr/entVisio
• Indiquez-leur le nom que vous avez donné à votre webconférence
• Indiquez-leur de donner leur nom comme "nom d'utilisateur" (cette information est libre et permet juste de connaître son interlocuteur)
• Donnez-leur le mot de passe que vous avez défini pour les invités
• Enfin, vous pouvez également leur suggérer de consulter l'aide en ligne en cliquant sur le lien "Afficher l'aide en ligne - See Help on line" qui se trouve sur la page d'accueil afin de se familiariser avec l'utilisateion de la plateforme avant le début de la webconférence

Comment procéder lorsque vous voulez assister à une Webconférence ?

Se connecter sur le service de Webconférence de l'ENS de Lyon

• Si vous êtes personnels de l'ENS,Rendez vous à l'adresse https://ent.ens-lyon.fr puis cliquez sur le lien "Webconférence ENS"
• Si vous êtes un participant extérieur à l'ENS, Rendez vous à l'adresse https://ent-services.ens-lyon.fr/entVisio
• Dans la liste déroulante "Meeting", choisissez la webconférence que vous a indiqué l'organisateur
• Entrez votre nom comme "Nom d'utilisateur"
• Entrez le mot de passe que vous a indiqué l'organisateur de la webconférence
• Cliquez sur "Valider"

Autoriser l'accès aux périphériques et entrer dans une webconférence :

• Lorsqu'un participant rejoint une webconférence et qu'un microphone est détecté, le système lui demande de choisir le type de matériel dont il dispose. En l'absence de microphone, le participant rejoint la webconférence en tant que simple auditeur.

• autoriser l'utilisation du micro

• Un test de son est lancé


Interface de bibbluebutton :

l'interface se présente ainsi :

Activer l'image de sa webcam :

• Si vous disposez d'une webcam, pour que les autres participants puissent vous voir, vous devez activer votre webcam dans l'application en cliquant sur le bouton

• Un message de confirmation apparaîtra, vous devez cliquer sur "autoriser"

Visualiser la webcam d'un participant :

• Vous pouvez visualiser la webcam d'un particpant en double-cliquant sur l'icône située en face du nom de la personne
• L'absence de l'icône icone-webcam-people en face du nom de la personne signifie que celle-ci ne dispose pas de webcam, ou bien que la personne n'a pas activé sa webcam.

Les formats de documents supportés pour une Présentation :

• Les documents MS Office
• Les documents OpenOffice libreoffice
• Les documents PDF
• Les documents au format image : png, jpg

ATTENTION

• Les présentations PowerPoint avec des animations ne fonctionnent pas. Si vous ne pouvez supprimer les animations dans votre document PowerPoint, nous recommandons l'utilisation de la fonctionnalité "Bureau Partagé"

Présentation pour modérateurs / présentateurs (en anglais)

Video de démonstation pour présentateur

Présentation pour participants (en anglais)

Video de démonstation pour participants

Charger sa présentation :

• Seul le présentateur de la salle peut charger/changer/supprimer/faire défiler une présentation.
• Il peut également temporairement octroyer à un autre participant le rôle de "présentateur", l'icone bleue suivante apparait alors devant son nom.



• le présentateur peut charger une présentation en cliquant sur :

• Une fenêtre s'ouvre alors. Sélectionner le document à présenter, et cliquer sur le bouton "Telecharger".

• Le document se télécharge dans l'application. Une fois la conversion réussie, la présentation s'affiche.

• Faire défiler les diapositives , zoomer/dézoomer avec les boutons

• Il est possible d'écrire sur la présentation en utilisant les boutons de la barre d'outils :

• Le présentateur peut :


Démarrer le "Bureau Partagé ou Share Desktop" :

• La fonctionnalité "Share Desktop" permet de visualiser l'écran d'un participant en temps réel.
• Pour activer la fonctionnalité Share Desktop il faut :
• Avoir le status de "Présentateur" de la salle . Si ce n'est pas le cas, le présentateur doit promouvoir le participant :

• Une fois "présentateur", cliquez sur le bouton pour activer le "Bureau Partagé".

• Une fenêtre s'ouvre, proposant de partager soit l'écran soit une zone de l'écran. Cliquez sur l'onglet désiré

• Après avoir autorisé l'exécution du programme, une nouvelle fenêtre s'ouvre avec comme visuel l'écran de l'ordinateur de la personne.